Al servizio di archiviazione documentale cartacea si affianca, e in alcuni casi si sostituisce, l’archiviazione ottica. Questa consiste nell’acquisizione delle immagini dei documenti e nella messa a disposizione degli stessi attraverso evoluti strumenti informatici.

I vantaggi di tale soluzione sono molteplici e, tra questi, la rapidità nelle ricerche; la riduzione dei costi di reperimento; la possibilità di diffusione dei documenti;

l’azzeramento degli spazi occupati dal materiale cartaceo; la sicurezza della conservazione dei dati.

L’archiviazione ottica può essere applicata a qualsiasi tipo di documento, tra cui, ad esempio: la documentazione amministrativa e contabile; gli ordinativi di pagamento od incasso; le fatture attive o passive; la documentazione sanitaria.

Un’ulteriore possibilità di ottimizzazione nell’occupazione degli spazi e nello svolgimento delle attività è offerta da Arkivia Project con la conservazione sostitutiva. Infatti, l’attuale normativa consente la “sostituzione” dei documenti cartacei con l’equivalente informatico, cioè le immagini.

Rispetto all’acquisizione ottica, la conservazione sostitutiva comporta l’osservanza di una serie di adempimenti a carico del Service,

(tra cui l’apposizione di una “impronta” elettronica, della firma digitale, della marca temporale) e consente la distruzione degli originali, anche se relativi a documenti con valore fiscale (fatture, giornali contabili).

Grazie a tale modalità di conservazione, i vantaggi rivenienti dall’archiviazione ottica possono essere estesi ad ogni tipologia di documento per la quale sia prevista per legge la custodia degli originali.